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第2章 培养品格所需的达人法则

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挚的心意。

    此外,对于曾经见面过的人,假如你想加深彼此的关系,你珍惜与他之间的缘分,两封谢函当然比一封来得有诚意。首先你可以透过电子邮件向对方表达能与他会面的感谢之意,接着再寄出手写信件。在对方回传电子邮件之际,纸本信件也刚好送达,相信对方一定能感受到深切的情意。

    不使用高价位的信纸或信封也无妨,平时就备妥钢笔、中性笔及信纸等。书写时想着对方的事,同时将心意灌注在一字一句中,完成礼貌而恭谨的感谢函。设身处地来想,如果你收到蕴含心意的手写信件,相信也会留下深刻的印象。

    在利用现代化便捷工具之际,千万也别忘了这一类能表达心意的传统工具。

    善用声音来传达你的想法

    >>> 没有任何表达途径能胜过说话

    无论你多么擅长透过电子邮件及纸本信件表情达意,没有任何方式能胜过直接开口说话。将自己的心意传达给对方时,面对面的眼神接触终究是最佳的方法。刚开始可以先打话,让你的谈话内容、口气声调、说话速度、声音表情等各种信息,先行传达给对方。

    接下来在进一步的面谈场合里,通过你的言行举止、仪态、笑容等,表达更多的信息给对方。信息越多,代表着你的心情将更容易传达给对方知晓。

    最近在我公司开办的管理者教育研习课程里,我要求两位管理者每星期有两天待在家里办公,在此期间禁止使用电子邮件。下属的报告与联络,全都只能透过电话或传真来进行。结果他们有了以下的发现:我变得比以前更注意下属的行为、我变得更认真听下属的报告,更能掌握下属的行动、我觉得明确的指示非常重要。这一切的症结点就在电子邮件上,因为过度依赖电子邮件,使我们意外地忽略了许多事。

    >>> 只要多尝试几次就没问题,一定要让自己善于表达陈述

    年轻一代的人非常擅长写电子邮件,但为了加强沟通与交流的能力,还是必须练习将陈述内容通过语言的方式表达。否则即使能在电子邮件沟通过程中留下好印象,一旦直接对话交流后,如果无法表现自己的喜怒哀乐,感觉就像是戴着面具的人,对方往往会不高兴。

    如果习惯于电子邮件的沟通方式,渐渐地在面对面时将难以表达自己的情感,说话方式也是千篇一律,缺乏抑扬顿挫。简单来说,只能靠文字或画面等方式表情达意的人,无法将自己的感情显露于外。在现今的社会里,越来越多的人即使能借文章完美地表现情感,然而一旦改用口头表述,却表现得极为笨拙。

    我建议大家,多将想法和感情寄托在声音上,然后细心地配合态度及眼神,来表达自己的情感。如果你有强烈的想法,传达方式就不要选择电子邮件,最好还是透过语言沟通。因此我希望各位能好好学习口语表达的技巧,将你的热忱传递给对方。

    至于具体的克服方式,只有透过一次又一次的经验累积才行。纵然你刚开始无法流畅表达,甚至可能遭对方回问:“你到底想说什么?”因此感到丢脸、难过,但你依旧要利用一遍遍的表达过程反复练习。

    只要能重复不断的磨炼,你一定可以克服口语表达能力不佳的问题,持续累积经验必能表现得越来越出色。没有人自一开始便可以做得很好,都是历经重复无数次的练习,最后就能获得成功。

    请用左手拿取电话的话筒

    >>> 你的电话放置在桌面的哪一边呢?

    以前,左手拿取电话话筒是极其理所当然的常识,然而在最近,以右手拿话筒的人数却有暴增的倾向。你认为问题出在哪里呢?问题就出在移动电话上。

    越来越多的人习惯于右手持移动电话、右手拨号,然后右手直接移动电话到耳边的位置,开始讲电话。在这种习惯的影响下,即使用有线电话时,他们也照样以右手拿取话筒。在公司最近一次的新进员工研习会里,我看到约有八成的人以右手拿话筒,这个现象令我感到相当诧异。

    世界各国的商业电话都是设计成左手拿取话筒,原因在于右手需要作笔记。电话放在办公桌左侧,因此就以左手拿话筒并接听电话,右手记下谈话的重点。

    在你周遭的环境里,是否有人桌上的电话线纠结卷绕成一团呢?如果有,原因就是他们拿取话筒的手用错了。他们先伸右手拿话筒,等到要记重点时,才又换成左手拿话筒,这样一来电话线就会卷起来。如果多重复几次同样的情况,电话线当然全部都纠结缠绕成一团了。

    卷成一团的电话线,不仅看起来令人不太舒服,而且无法妥善处理事情的工作态度也透过乱卷的电话线具体展露。在工作时,用完的物品立刻细心归回原位,这对于工作能否顺利进行也是相当重要的因素之一。整齐清洁是工作达到效率化目标最重要的快捷方式,因此请先看看你的电话摆放在办公桌上的哪一边吧!

    >>> 视通话时机使用不同的声调

    当电话响起,一定要在铃响三声之内接起电话。接听电话的声音,最好比平常说话略微提高声调。不妨面带笑容,同时以稍稍抬高下巴的方式说话,如此一来,将能发出开朗而高亢的声调。事先研究自己说话的声音,这样才能在接到电话时,发出让对方听了有好心情的声音。

    相反地,若是由我们主动拨电话给别人时,声调则以略低为佳,这时只要采取收下巴的姿势就可以使声调降低。如果你想借由厚实的声音呈现自己稍具重要性的角色,就可以运用这种方式。

    以前我还任职于业务单位时,曾经尝试多种不同的声音效果。我准备了许多不同变化的声调,经一一试验后,发现高亢的声调或许会给对方轻浮的印象,所以通常较难争取到面访对方的机会;相反,略微低沉而缓慢的厚实声音,会比抬起下巴说话的声音更容易获得面访机会。

    每个人的声音各有不同的特征,各位一定要试试看,找出最能令对方留下好印象的声音状态。

    为了达到这个目标,有必要先了解自己的声音特质。你的声音具有何种特质呢?最有效的方式就是先录下自己的声音,仔细听听看,然后再依自己的声音特色多加练习,以便在面对各种状况时,能自然地发出不同的声调。

    习惯早起,能拥有充实的一整天

    >>> 早上的时间有限,所以更为紧凑而充实

    忙得没有自己私人时间的人,我建议你最好能养成早起的习惯。早上的时段因为上班或出差的时间固定,所以自然必须在某个时间点前将需要处理的事处理完毕。因为时间有限,所以不容许拖拖拉拉的情况发生,这也因此使得早上的时间更为充实。

    我最近下定决心要成为早起的一份子。之前我听了人际技能研究所田中真澄老师的演讲,因此决定早上5点55分起床,我的确在5点55分时清醒,但只不过是醒来按掉闹钟,然后又倒头继续睡。知道我立下早起决心的弟弟于是说:“姐姐,你玩假的嘛!”的确,这样真的没有达到早起的意义。

    于是我在个人博客上公开宣誓,我要成为早起的鸟儿,藉由这种方式给自己不能再逃避的压力。此外,能实现早起目标的转折点,在于我想到一件事:该如何做,才能在繁忙的日子里不间断地更新博客的内容呢?

    近来我开始每天更新博客的内容。原本我认为,出差时有所不便,所以偶尔不写也无妨。但一位下属对我说:“许多人每天都期待董事长您的博客更新,我也是其中之一。如果您无法按时更新,就由我们几位助手代为处理,请您先写好当天的草稿。”

    这位下属说得一点都没错!所以我决定,每天都把博客的草稿写好。原本我安排在晚间时段写稿,但因为老是要求完美,所以即使草稿完成后,我仍然觉得哪里不够好,反复重读几次后,又一再进行修正。当终于修改完成后,却变得精神旺盛,结果睡不着,导致我的睡眠时间越来越短。

    于是我决定改在早上写稿。因为有时间的限制,所以我能有效率地运用时间,也因此得以迅速地完成草稿。

    >>> 拥有期待的目标,提早迎接新的一天

    当我公开表示自己要早起后,便开始养成每天早上阅读30分钟的习惯。我趁着泡澡的时候看书。在此之前,我总是抽不出阅读的时间。早晨匆匆忙忙,上午必须做研究或演讲的工作,根本不可能看书;晚上又有该做的事,例如与客户约会、和同事沟通等,所以也没有闲暇,顶多只能在睡前看看电子邮件而已。

    现在我虽然只拨出一些时间阅读,但每天早上都看,只需花上三四天的时间,就可以看完一本书了。如果将早起当成义务,就无法持久,因此设定目标才能维持早起成为长久的习惯。

    只为了早起而早起,将令人感到痛苦。一旦早起具有目的性,将使人充满期待。现在我已经能比5点55分更早起床,因为每天早晨一睁开眼,我就兴奋地想着今天该在博客上写些什么。

    拥有期待的目标,能帮助自己早起,如此一来,人生也将更为充实。

    学习成为擅长招待他人的人

    >>> 对方的感谢话语将丰富你的人生

    招待的一方与受招待的一方,谁能拥有丰富而充实的感觉呢?答案当然是招待的一方。理由何在?因为招待的一方可以带着别人说的“谢谢”回家,可以听到对方感谢的话语。

    前几天,一家公司的老板对我说:“朝仓女士,我当上老板后,几乎就没有被别人请过客了。如果下属能请我喝一杯平价咖啡,我也会很开心。”对于这些总是自掏腰包请客的人来说,即使别人只付出一点点的体贴及关怀,其实就足以让他们感激不已。

    我有许多经常相约小酌的朋友,曾经有一次与某位人生阅历极丰富的前辈共进晚餐,用餐完毕后我正打算付账时,这位前辈开口对我说:“这些钱你就留着贡献在其他的用途上吧!我的人生已经没有多少岁月了,能和你们一起喝喝酒、聊聊天,对我来说就是很快乐的事了。而且我已不必再为金钱奔波。倒是要请你多教教现代年轻人具备正确的金钱观念。”

    能招待别人的人,大多是认真工作而获得成就的人。除了工作的报酬之外,他们在工作上也获得极宝贵的经验。我在接受招待的同时,也从他们的身上学到许多事。我认为,越是能招待别人的人,越能拥有充实的人生。金钱或许就应该这样流转吧!从前辈们的态度里,我深深感觉到,自己也要成为擅长招待他人的人。

    所谓价值,分成心理价值及经济价值。在自己能力可及的范围内,即使只能招待一杯咖啡也无妨,所以有时不妨自掏腰包招待别人吧!

    >>> 传达感谢他人招待的心意

    另一方面,总是接受别人招待的人,往往更容易忘了道声“谢谢”。如果一直都接受别人的招待,虽然本人没有恶意,但却可能习惯于将接受招待视为理所当然的事。一旦感觉麻痹后,感谢的心意也就此遗忘,这种情况绝非好事。

    一定要仔细想想,接受别人招待后说的一句“谢谢您”,究竟蕴含了什么意思。这并不只是形式而已,一定要由衷地说出“谢谢您的招待”,传达感谢他人招待的心意。谢谢对方的招待,下一次就该换你招待别人了。

    在工作时,同样必须在客户面前表现出这种态度。有时花点钱是必要的行为,因此学会擅长请客的能力也是工作上不可或缺的一环。

    “谢谢您”、“感谢您的招待”等,这些都是重要的谢词。你自己也希望别人对你道声谢谢吧!当然,别想着对方一定要有所回报……

    学习成为喝乌龙茶也会醉的人

    >>> 酒量不佳也无妨,最重要的是酒宴间的体贴表现

    职场达人能体察当下环境的气氛,并且配合现场情况而体贴用心、眼观六路、耳听八方,所以才能受到周遭朋友的喜爱。

    虽然无法一概而论,但我曾遇过的人中,能在人生路上完成丰功伟业的成功人士,通常具有一些共同点,那就是胜任工作、不会饮酒乱性(与酒量多寡无关)、有条不紊、风趣而有魅力、处事圆滑。换言之,喝酒时爽快畅饮,但却不会醉,也不会喝得失态难看,这种能力也是成功的条件之一。

    会喝酒的人,应该能让酒宴中的气氛更欢乐。酒只不过是助使聊天更快乐、气氛更开心的催化剂而已,所以千万不能忘了礼貌;而且即使没有酒也无妨,喝乌龙茶同样可以达到相同的作用。如果你能丰富谈话的气氛,当酒酣耳热之际,别人才惊觉地对你说:“咦!你喝的是乌龙茶?不是酒喔?”这就代表你是酒宴的招待高手。

    酒宴的基本原则在于不造成他人的困扰,喝乌龙茶也能助兴的人,代表他不会为对方带来困扰,不需要别人为他多费心。

    此外,女士们尤其不能喝酒乱了性,不能因为酒醉而失态。饮至微醺的程度、看起来带点酒醉的模样最可爱,千万别喝到酩酊大醉,落得丑态百出。

    >>> 酒宴中的礼节透露出人性

    我最讨厌有人在酒宴中说教,因为这种人会将气氛弄得很沉闷。我认为喝酒就是要开心,如果喝得不开心,感觉就像是被酒神罚酒一样。

    公司的聚会场合,刚开始通常一定会先聊聊公事,或是教育、指导下属该如何面对工作。但说到一定程度后,就应该对在场者宣布:“接下来我们就开始痛快地喝几杯吧!”对于一个场合的气氛,酒扮演了重要的切换角色。

    比如,和别人一起享用烤肉时,通常可以大致了解一个人的习惯。那些喜欢教别人如何品尝的火锅达人、烤肉达人,通常是善于照顾别人的人,而这也需要训练和经验。当我招待下属时,如加冰块、加汤之类的工作,我都觉得很有趣,所以我喜欢全由我一手包办,并做给在座的人看。

    酒宴中的礼仪规矩可不少。举例来说,当我们对身份地位或年龄较高的人举杯时,酒杯不可以举得比对方高;此外,举起的酒杯不可以比视线高。还有,别比对方先掰开免洗筷;如果没有筷架时,可以一边聊天一边若无其事地为对方折出一个筷架,这也是一种体贴的表现。

    如果你是女士,面朝对方仰起下巴喝酒的动作会显得没气质,饮酒时脸略略朝向侧斜的方向,看起来就高雅多了。

    我的父亲是一位极为注重酒宴礼仪的人。由于家中从事酒店生意,所以我曾和父母一起饮酒,当时父亲曾经教导我酒要喝得有气质,这些礼仪至今仍对我助益良多。我认为了解饮酒礼仪是非常好的一件事。

    一个人是否具备悠游于宴会中的礼仪,或许是能看出他的工作能力及气质的重要关键之一。

    请选择最能展现自己的一条路

    >>> 老想着“当时如果下定决心多好……”,人生未免太凄凉

    在现今的社会环境里,女性的生活模式已经有了巨大的转变。结婚后仍持续工作的女性;不婚而累积职场经历的女性;曾退出职场洗手作羹汤,后来又二度就业的女性……女性可以选择的路已经越来越多了。

    我认为所有的生活模式都是由个人选择而成立的。如何选择是个人的自由,该怎么生活也是个人的自由,没有任何人有权可以侵犯、束缚或拘束你的自由权。

    但身处于可选途径愈趋多元的现代社会中,相对地也容易令人心生迷惘。选项过多,往往令人不知道自己究竟该何去何从!迷惘并非坏事,只不过当我们回顾自己过往的选择时,最好能满意地认为:我选择了一条最能展现自己的路!

    如果当你回头看,却是无比悔恨及感慨地认为:当时如果我下定决心去做就好了,我为什么会选这条路呢?不应该这样的啊!如此一来,你的人生未免也太凄凉了。现在你所选择的路,是不是能迈向未来理想中的自己?或是越走离得越远呢?希望各位一定要仔细想想看。

    >>> 当年龄逐渐增加,不能只凭一股鲁莽的冲劲

    我觉得许多人只注重眼前的事,却没有思考未来的情况。但当然也不需要尽想着未来的事,并因而终日惶惶不安。

    20岁到35岁之间的人,我认为倒还可以只想着眼前的事,不断挑战新的事物。然而一旦过了35岁后,假使你想成为别人重视的人才,让别人佩服你的能力,就不能只靠一股鲁莽的冲劲了。相较于年轻时期,当年岁渐长后,更需要致力于培养自己的品德、磨炼自己的人格,加强且扩大自我的能力,并在过程中使自己向上成长。

    倘若你想将任务列入自己的生涯规划中,就必须成为专业的工作者。你要下定决心、投入时间,因为在专业的世界里,绩效就是一切。如果没有绩效,工作就没有任何意义。因此你若希望成为专业的工作者,就格外需要执著于绩效的责任感。怠慢义务却只主张权利的人,往往无法胜任专业的世界。

    在今后的社会环境里,无论男性或女性,其人生都将有大幅改变,而人生可以说是由选择堆砌而成。现代社会里人们收入差距越来越大。有的人二十多岁就赚入庞大的财产,但他们到了四五十岁时,还能依然维持下去吗?没人能有保证的答案。

    因此我们有必要着眼于未来,并据以规划自己的人生。
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